УПД со статусом 1 или 2: как не ошибиться

Маленькая цифра в углу документа способна вернуть вам весь комплект бумаг. Покупатель присылает УПД обратно с припиской «исправьте статус». Знакомо? Разберёмся, что эта цифра значит, за две минуты.

ГЛАВНОЕ В ОДНОЙ ФРАЗЕ

Статус 1 — документ работает как счёт-фактура и как передаточный документ.
Статус 2 — только как передаточный документ.

Всё остальное — следствия из этого.

СТАТУС 1: КОГДА ВЫ ПЛАТИТЕ НДС

Если вы плательщик НДС, ваш покупатель хочет принять налог к вычету. Для этого ему нужна счёт-фактура. УПД со статусом 1 как раз её и заменяет: один документ, и первичка закрыта, и вычет подтверждён.

СТАТУС 2: КОГДА НДС НЕТ

Если вы работаете без НДС (например, на упрощённой системе), счёт-фактуру вы не составляете. Поэтому УПД получает статус 2: он просто подтверждает, что товар или услуга переданы.

Бывает и третий случай: вы платите НДС, но счёт-фактуру оформляете отдельным документом. Тогда УПД тоже идёт со статусом 2, а счёт-фактура прилагается рядом.

ПРО УПРОЩЁНКУ: ТОНКОЕ МЕСТО

С 2025 года у компаний на упрощённой системе появился порог дохода, после которого нужно платить НДС. Порог постепенно снижается. Поэтому «мы всегда на статусе 2» может перестать быть правдой, и заметите вы это, когда покупатель вернёт документ.

Если ваш оборот близок к границе, спросите у бухгалтера, какой статус нужен сейчас и какой будет нужен в следующем году.

ЧТО БУДЕТ, ЕСЛИ ОШИБИТЬСЯ

Поставили 2, а нужен 1. Покупатель с НДС не сможет принять налог к вычету без отдельной счёт-фактуры. Он попросит исправить, и вы потеряете время.

Поставили 1, а НДС вы не платите. Бухгалтерия покупателя получает «счёт-фактуру» от продавца, который налог не начисляет, и задаёт вопросы.

Обычно всё лечится заменой документа. Но согласования занимают дни, а период тем временем закрывается.

КАК СДЕЛАТЬ, ЧТОБЫ НЕ ДУМАТЬ КАЖДЫЙ РАЗ

Статус зависит от вас, а не от конкретной сделки. Значит, его достаточно один раз определить вместе с бухгалтером, а потом не менять без причины.

КАК ЭТО РЕШАЕТ MTCARD

Вы указываете при регистрации магазина, работаете ли с НДС и по какой ставке. Дальше всё автоматически:

с НДС → УПД со статусом 1 и расчётом налога;
без НДС → УПД со статусом 2 и пометкой «без НДС».

Вручную выбирать статус в каждом заказе не нужно. Сменился налоговый режим? Достаточно поправить настройку в кабинете.

ИТОГ

Статус 1 нужен, когда УПД выступает счётом-фактурой, статус 2 — когда нет. Выбор определяется вашим налоговым режимом, а не настроением.

Преимущество MTCard тут простое: вы не ошибётесь, потому что не выбираете. Система ставит статус по вашим настройкам, документы уходят покупателям без возвратов, а вы не вспоминаете эту цифру до следующей смены налогового режима.